Lehrinhalte (vorläufig)

1. Grundlagen: Prozessdenken im modernen Büro

• Was ein „Prozess“ im Büro wirklich ist
• Unterschied: Aufgabe vs. Workflow vs. Prozess
• Typische Büroprobleme (Zeitfresser, Medienbrüche, Doppelarbeit)
• Warum Effizienz fast nie ein Tool-, sondern ein Strukturproblem ist
• Mini-Framework: „Eingang → Verarbeitung → Ergebnis“

2. Workflow-Denken: Aufgaben sichtbar machen & strukturieren

• Workflows Schritt für Schritt aufbauen
• Übergaben definieren (wer macht was wann?)
• Engpässe und Reibungsverluste erkennen
• Einfache Visualisierung ohne Software-Overkill
• Standardisierung von wiederkehrenden Abläufen

3. KI im Büro: Einsatzpunkte im Workflow

• Wo KI wirklich hilft (und wo nicht)
• Typische Einsatzbereiche:
• Texte & Kommunikation
• Zusammenfassungen
• Aufgabenstrukturierung
• Ideen & Planung
• KI als „Assistent im Prozess“, nicht als Ersatz für Struktur
• Beispiel: KI optimiert einen bestehenden Workflow

4. Standardisierung: Prozesse wiederholbar machen

• SOPs (Simple Operating Procedures)
• Checklisten statt Kopfwissen
• Wiederholbare Abläufe definieren
• „Best Practice Workflow“ erstellen
• Fehlerquellen durch Standardisierung eliminieren

5. KI-gestützte Prozessoptimierung

• Analyse eines bestehenden Büroprozesses
• typische Optimierungshebel:
• Reduktion von Schritten
• Automatisierung
• klare Verantwortlichkeiten
• KI zur Prozessverbesserung nutzen (z. B. Strukturvorschläge)
• Vorher/Nachher-Logik

6. Mini-System: Dein persönliches Workflow-Setup

• Aufbau eines einfachen Büro-Systems
• Priorisierung von Aufgaben im Workflow
• Routineprozesse vs. Ad-hoc-Prozesse
• tägliche / wöchentliche Struktur
• nachhaltige Integration ohne Overload