Fernkurs Büromanagement

Die Bürokommunikation sowie die ihr zugrunde liegende Technologie haben in den vergangenen Jahren eine signifikante Transformation durchlaufen. Heute kommunizieren wir hauptsächlich nicht mehr per Telefon, sondern nutzen digitale Tools, wie Zoom® oder Microsoft® Teams.

Die E-Mail stellt jedoch nach wie vor das dominierende Kommunikationsmittel im Büro dar. Sie ermöglicht den zeit- und ortsunabhängigen Austausch von Informationen sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit externen Partnern. Weiterhin erlangen auch Kollaborationstools wie Slack®, Microsoft® Teams oder Trello® eine zunehmende Relevanz. Sie fördern die teamübergreifende Zusammenarbeit und ermöglichen den Mitarbeitern eine Echtzeit-Kommunikation via Chat und Videoanrufen sowie den Austausch und die gleichzeitige Bearbeitung von Informationen - auch über Ländergrenzen hinweg. Erst dadurch wird eine engere und effektivere Zusammenarbeit ermöglicht.

Dashboard bei Trello®. Quelle: https://trello.com/de#video, Datum des Abrufs: 24.09.2024

Neben der Kommunikationstechnologie ist auch die Technologie zur Datenverarbeitung und -speicherung ein wichtiger Bestandteil moderner Büroarbeit. Dank Cloud-Lösungen wie Google® Drive oder Dropbox® brauchen wir keine eigenen Server mehr und können von überall auf der Welt aus auf unsere Daten zugreifen und zusammenarbeiten.
Das heißt aber auch, dass man sich um Datensicherheit und Datenschutz kümmern muss. Deshalb müssen Büromanager darauf achten, dass die verwendeten Systeme den aktuellen Sicherheitsstandards entsprechen und die Daten des Unternehmens geschützt sind.

An dieser Stelle sei zudem auf die signifikante Relevanz der Social-Media-Kommunikation im Büro hingewiesen. Soziale Medien wie LinkedIn®, X® oder Facebook® stellen Unternehmen eine wertvolle Möglichkeit zur direkten Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern dar. Die tägliche Nutzung sowie die Integration dieser Plattformen in die vorherrschende Kommunikationsstrategie des Unternehmens sind wesentliche Kompetenzen eines Büromanagers.

Tabelle: Vergleich der verschiedenen Kommunikationstools

Die fortschreitende Digitalisierung hat zudem zur Entwicklung von Automatisierungstechnologien geführt, welche die Bewältigung traditioneller Büroaufgaben signifikant erleichtern. Die Implementierung von Tools zur automatisierten Terminplanung, zur Bearbeitung von Dokumenten oder zur Verwaltung von Projekten führt zu einer Reduktion des Zeitbedarfs sowie einer Minimierung von Fehlerquellen. Ein moderner Büromanager sollte sich kontinuierlich über neue technologische Entwicklungen informieren und eine Prüfung vornehmen, welche Tools für das eigene Unternehmen von Nutzen sein könnten.

Es lässt sich somit festhalten, dass der Erfolg eines Büros heute in erheblichem Maße von der Fähigkeit abhängt, moderne Kommunikationstechnologien effektiv zu nutzen.
Folglich muss der Büromanager über technisches Wissen verfügen und dieses auch strategisch anwenden können, um die Effizienz und Produktivität des Büros zu steigern.
Dies erfordert eine kontinuierliche Weiterbildung sowie eine proaktive Einstellung gegenüber neuen Entwicklungen und Herausforderungen in der Bürokommunikation und -technologie.

Die Terminplanung und -koordination gewährleisten die stabile Planung und Durchführung von Besprechungen, Meetings und anderen wichtigen Ereignissen. Eine sorgfältig durchgeführte Terminplanung stellt sicher, dass alle beteiligten Personen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sind und sich entsprechend vorbereiten können.

Theoretische Grundlagen

Die Terminplanung umfasst mehrere Schritte:

• Eine funktionierende Terminplanung benötigt die Führung eines übersichtlichen Kalenders. Dieser bildet die Grundlage für eine reibungslose Koordination von Terminen. Die Terminplanung kann sowohl in digitaler als auch in analoger Form erfolgen. Digitale Kalender bieten den Vorteil, dass sie sich einfach aktualisieren lassen und mit anderen Kalendern synchronisiert werden können. Die Führung eines zentralen Kalenders, auf den alle relevanten Mitarbeiter Zugriff haben, gewährleistet eine reibungslose Koordination und verhindert Terminüberschneidungen.
  Derartige zentrale Kalender, z.B. mit wichtigen Kunden- oder gemeinsamen Messebesuchen, lassen sich beispielsweise in Microsoft® Outlook von der IT einrichten.
  
  
• Bei der Planung eines Termins muss die Verfügbarkeit aller Beteiligten geprüft werden. Vorab ist festzulegen, wer teilnehmen muss und wer nicht. Die Prüfung der Verfügbarkeiten der Teilnehmer kann automatisiert erfolgen, sobald ein Termin in einem digitalen Kalender festgelegt wird. Im Anschluss ist eine frühzeitige Information aller Teilnehmer sowie die Bereitstellung einer Agenda zur Vorbereitung empfehlenswert.
  In allen Terminkalendern lassen sich neben Terminen auf Erinnerungen, sog. "Reminder" und Aufgaben erstellen. Diese sind nicht nur dazu da, sich am Stichtag des Termins zu dessen Beginn informieren zu lassen, sondern um auch Tage oder Wochen davor informiert zu werden, dass ein Termin in Kürze bevorsteht und noch entsprechende Dinge abgearbeitet oder/und Beteiligte eingeladen werden müssen.
  
  
• Zur Terminplanung zählt auch die Vorbereitung der Besprechung selbst. Dies umfasst die Erstellung einer präzisen Tagesordnung, welche den Teilnehmern vorab zur Verfügung gestellt werden sollte.
  Die Tagesordnung sollte eine klare Übersicht über die zu besprechenden Punkte, die jeweils verantwortlichen Personen sowie die geplante Dauer der Besprechung mit Pausen enthalten.
  
  
• Während der Durchführung der Besprechung ist es erforderlich, dass alle Teilnehmer die zuvor festgelegte Tagesordnung einhalten und die zur Verfügung stehende Zeit sinngemäß nutzen. Die Funktion des Moderators umfasst die Strukturierung der Besprechung sowie die Sicherstellung, dass alle relevanten Themen behandelt werden. Häufig fungieren Büromanager während eines Meetings als Protokollführer, um nach Ende der Besprechung die genannten Punkte in eine sinnvolle und interpretierbare Reihenfolge zu gliedern.
  
  
• In der Dokumentation sind das Protokoll der Besprechung, eine Liste der beschlossenen Maßnahmen sowie die für deren Umsetzung verantwortlichen Personen festzuhalten. Eine angemessene Nachbereitung ist unerlässlich, um die beschlossenen Maßnahmen erfolgreich umzusetzen und alle Teilnehmer über die nächsten Schritte zu informieren.

Tabelle: Beispiel eines strukturierten Tagesablaufplans für ein Meeting

Gängige Arten von Protokollen sind.

Ein Beispiel für den Aufbau eines Protokolls – hier von einem Geschäftsmeeting:

Protokoll des Geschäftsmeetings
Datum: [Datum des Meetings]
Uhrzeit: [Beginnzeit] – [Endzeit]
Ort: [Ort des Meetings]
Teilnehmer:

[Teilnehmer 1, Position]
[Teilnehmer 2, Position]
[Teilnehmer 3, Position]
[Teilnehmer 4, Position] [etc.]

1. Eröffnung des Meetings

Leiter des Meetings: [Name]
Begrüßung: Kurze Einführung und Zielsetzung des Meetings.

2. Genehmigung des Protokolls vom vorherigen Meeting

Datum des vorherigen Meetings: [Datum]
Änderungen/Anmerkungen: [Auflistung etwaiger Änderungen]

3. Agenda

Punkt 1: [Thema des ersten Agendapunkts]
Diskussion: [Kurze Zusammenfassung der Diskussion]
Beschlüsse: [Getroffene Entscheidungen oder Maßnahmen]
Verantwortlicher: [Name der verantwortlichen Person]
Deadline: [Frist]

Punkt 2: [Thema des zweiten Agendapunkts]
Diskussion: [Kurze Zusammenfassung der Diskussion]
Beschlüsse: [Getroffene Entscheidungen oder Maßnahmen]
Verantwortlicher: [Name der verantwortlichen Person]
Deadline: [Frist]

Punkt 3: [etc.]

4. Sonstiges

Anmerkungen: [Sonstige Themen oder Fragen, die aufkamen]
Nächste Schritte: [Zusammenfassung der nächsten Schritte]

5. Nächstes Meeting

Datum: [Datum des nächsten Meetings]
Uhrzeit: [Uhrzeit des nächsten Meetings]
Ort: [Ort des nächsten Meetings]

Protokoll erstellt von: [Ihr Name, Position]
Datum der Erstellung: [Datum]